U was altijd al tevreden van uw gebouwenbeheerder, maar om één of andere reden is die tijd voorbij? Overweegt u te veranderen van beheerder van uw mede-eigendom, maar weet u niet hoe u dit in zijn werk gaat of het zelfs mogelijk is te veranderen?

Syndic4you presenteert u de ultieme checklist om snel en zonder spijt van syndicus te veranderen.

Kunnen we tijdens het mandaat van de syndicus veranderen?

De referentiewet op de mede-eigendom van 10 juli 1965 bepaalt dat een ontslag van de vastgoedbeheerder rechtmatig is, maar onder de voorwaarde: het vinden van een legitieme reden voor het niet vervullen van zijn rol.

De mede-eigenaars zullen daarom het wanbeheer van de mede-eigendom door de aanwezige syndicus met bewijsstukken moeten verantwoorden. Deze stap is essentieel om te voorkomen dat het ontslag leidt tot betaling van een schadevergoeding.

Hier zijn enkele voorbeelden met betrekking tot de verplichtingen van een mede-eigendomsbeheerder:

  • Voltooid de werken niet tijdens AV is besproken werden;
  • Beheert het gebouw slecht of helemaal niet;
  • Handhaaft de mede-eigendomregels niet;
  • Schrijft geen notulen van de AV;
  • Heeft niet de vereiste verzekering;
  • Communiceert niet met de mede-eigenaars;
  • Organiseert de AV niet;
  • Betaalt geen facturen aan leveranciers;
  • Verdedigt de mede-eigendom niet in de rechtbank;
  • Enz.

De redenen kunnen talrijk zijn, maar ze zijn de realiteit. U kunt een syndicus van een VME niet ontslagen zonder een vergoeding, alleen omdat u de contactgegevens hebt gevonden van een syndicus die betrouwbaarder en geschikter lijkt dan de huidige.

Wat zijn terechte redenen om een syndicus te ontslagen?

Alvorens het mandaat van zijn vastgoedbeheerder in te trekken, moet worden beoordeeld of deze beslissing is gebaseerd op concrete langetermijnfeiten of dat het een tijdelijk meningsverschil is, of een misverstand.

Ter herinnering: een mede-eigendom kan niet blijven bestaan ​​zonder een syndicus. U zult dus een ander moeten aanstellen die het beheer van de mede-eigendom op zicht zal nemen op het moment dat u de huidige machtiging intrekt.

Het ontslag van een syndicus komt vaak voor bij nieuwbouwprojecten. In deze situatie heeft de ontwikkelaar bij de bouw van het gebouw een voorlopige syndicus aangesteld, maar deze ontbreekt soms aan slagvaardigheid bij het uitvoeren van zijn verschillende taken.

Hoe het mandaat van de syndicus beëindigen?

Wanneer kunt u het mandaat van een syndicus intrekken?

U kunt het contract van de syndicus helaas niet van de ene op de andere dag herroepen.

Er zijn voor jou en de andere mede-eigenaars drie mogelijkheden om tijdig te veranderen van syndicus:

  • Profiteer van de jaarlijkse statutaire algemene vergadering van mede-eigenaars.
  • Verzoek om een ​​buitengewone algemene vergadering te houden, waarvan de agenda alleen zal bestaan ​​uit het beslissen over de herroeping van de beheerder van mede-eigendom. De mede-eigenaars die zo’n vergadering gevraagd hebben, moeten ten minste 20% van de aandelen beschikken.
  • Schakel in extreme en dringende gevallen een vrederechter in die de syndicus zal ontslaan en een voorlopige bewindvoerder zal aanstellen.

De ideale situatie is om de ambtstermijn van de vastgoedbeheerder af te wachten en niet te verlengen. Het mandaat van een syndicus is voor een periode van 1 jaar, met de mogelijkheid tot verlenging van maximaal 3 jaar.

Hoe verloopt de herroeping?

De bevoegdheid tot herroeping of niet-verlenging van het mandaat van de beheerder berust bij de algemene vergadering van mede-eigenaars. Ze heeft ook de mogelijkheid om een ​​nieuwe te benoemen.

Deze beslissing wordt genomen met een absolute meerderheid van stemmen, ofwel 50% van de stemmen + 1, zowel op een gewone als op een buitengewone algemene vergadering.

De notulen die tijdens deze vergadering worden opgemaakt, dienen de benoeming van de nieuwe syndicus te vermelden, met inbegrip van zijn volledige contactgegevens, alsook zijn datum van indiensttreding.

Om geldig te zijn, moet de voorzitter de notulen van de algemene vergadering ondertekenen en een kopie van het document bewaren. Dit is niet zomaar een extra administratieve formaliteit. Zonder de overlegging van dit exemplaar zal de nieuwe syndicus immers niet in staat zijn het mandaat van de oude over te nemen.

De nieuw gekozen syndicus moet ook een kopie van het benoemingsrecord ontvangen. Hij zal dan contact opnemen met zijn voorganger om de beheergeschiedenis van het mede-eigendom op te vragen om een ​​geïnformeerde follow-up te garanderen. De ontslagen syndicus heeft de plicht hem alle informatie te verstrekken.

Bij inbeslagname door de vrederechter is de context anders. De mede-eigendom heeft ernstig geleden onder een tekortkoming in de nakoming van de verplichtingen van de syndicus. In dit geval beveelt de rechter het onmiddellijke ontslag van de huidige syndicus en benoemt hij voorlopig een nieuwe, totdat een definitieve curator wordt gekozen op de AV of buitengewone AV.

Welke informatie wordt doorgegeven door de oude aan de nieuwe syndicus?

Na de stopzetting van zijn mandaat heeft de voormalige syndicus één maand de tijd om alle essentiële informatie aan de nieuwe syndicus te bezorgen. Hij heeft ook twee maanden de tijd om ervoor te zorgen dat de gelden worden overgemaakt naar de rekening van de mede-eigendom die door de nieuwe beheerder is geopend.

In deze context moet de nieuwe syndicus:

  • Het openen van een bankrekening op naam van de VME en aan de bank vragen hem aan te duiden als mandataris;
  • Verzamelen van de archieven via de voormalige syndicus (vaste en niet-permanente archieven);
  • Opvragen van lijst van de mede-eigenaars van het gebouw en zo nodig actualiseren;
  • Het kennen van de bouwplannen van het nieuwbouwproject dat hij beheert;
  • Bewaren van oude en toekomstige bankafschriften;
  • Raadplegen en zorgen voor de opvolging van de dossiers van lopende procedures;
  • Boekhoudkundige documenten analyseren en actualiseren wanneer de tijd daar is;
  • Redigeren van de basisakte;
  • Het toepassen van het reglement van interne orde;
  • De notulen schrijven tijdens algemene vergaderingen;
  • Opzetten van contracten met leveranciers en het zorgen van de opvolging ervan;
  • Registeren van het mandaat in het KBO.

Al deze taken zorgen voor een goede continuïteit van het beheer tussen beide syndici, voor een mede-eigendom die bestuurlijk en financieel in orde is.

Samenvatting van de 6 stappen om een ​​syndicus te ontslagen

Gebruik deze checklist met 6 stappen om een ​​syndicus te ontslagen zonder tijd te verspillen en door de regels te respecteren:

  1. Identificeer de oorzaken van een algemeen verlangen om van syndicus te veranderen
  2. Zorg ervoor dat de meerderheid van de mede-eigenaars van syndicus wil veranderen
  3. Formaliseer de beslissing op een statutaire of buitengewone algemene vergadering
  4. Kies de nieuwe syndicus op basis van strikte en objectieve criteria en vergelijk de verschillende aanbiedingen
  5. Schrijf de notulen nauwgezet met de essentiële kopieën
  6. Zorg voor de juiste overdracht van informatie aan de nieuwe syndicus


U weet nu hoe u moet veranderen van syndicus voor een beter beheer van uw mede-eigendom. Wees scrupuleus tijdens deze procedure om een ​​schadeclaim van uw voormalige syndicus te voorkomen.

Neem voor enige verduidelijking onmiddellijk contact met ons op!