Nederlands

De algemene vergadering in mede-eigendom & Covid-19

De Covid-19 crisis maakt het ingewikkelder om de jaarlijkse algemene vergaderingen van mede-eigenaars te organiseren. Ontdek hoe u uw statutaire algemene vergadering op afstand of schriftelijk kunt organiseren. 

Covid-19: hoe organiseert u uw algemene vergadering van uw mede-eigendom?

Covid-19 en mede-eigenaarschap gaan niet goed samen! Door de crisis die ons nu al bijna een jaar in de greep houdt, kunnen mede-eigenaars niet bijeenkomen voor de jaarlijkse of een buitengewone algemene vergaderingen. Deze vergaderingen waren eerst beperkt en nu zelfs verboden tot ten minste 30 juni 2021.

Het is echter moeilijk voor te stellen dat een mede-eigendom kan overleven zonder bepaalde dringende beslissingen of andere specifieke voorzieningen te treffen in afwachting van een normalere situatie. Veel gebouwen moeten bovendien onderhouds- of renovatiewerkzaamheden uitvoeren, maar deze worden uitgesteld door de huidige situatie. Als gevolg daarvan gaat het gebouw achteruit en wordt de rekening met de dag zwaarder!

Daarom heeft de wetgever op 20 december 2020 een wet aangenomen betreffende diverse tijdelijke en structurele justitiële bepalingen in het kader van de strijd tegen de verspreiding van het coronavirus.

In dit artikel willen wij samen met u de gevolgen bekijken van deze nieuwe wet. Wat zijn de gevolgen voor de mede-eigendom en welke middelen worden u ter beschikking gesteld om het leven in mede-eigendom niet verder lam te leggen?

Gevolgen van de nieuwe wet voor de organisatie van algemene vergaderingen

Ten eerste staat de wetgever, gelet op het uitzonderlijke karakter van de huidige situatie, toe dat algemene vergaderingen die vóór 30 juni 2021 zouden moeten doorgaan, worden uitgesteld tot het volgende jaar. Indien echter bepaalde dringende zaken moesten worden behandeld of indien een of enkele mede-eigenaars die ten minste 1/5e van de gemeenschappelijke delen bezitten daarom verzochten, zou een virtuele A.V. kunnen plaatsvinden, althans onder bepaalde voorwaarden.

Ten tweede staat deze wet nu de organisatie van algemene vergaderingen op afstand toe, hoofdzakelijk via videoconferentie, op voorwaarde dat dit duidelijk wordt vermeld in de communicatie naar de mede-eigenaars. Bovendien, om diegenen die niet ingewijd zijn in het gebruik van deze nieuwe communicatiemiddelen uit te sluiten en om iedereen in staat te stellen zijn stem te laten horen, is de organisatie van schriftelijke algemene vergaderingen voortaan ook mogelijk en volstaat dit om beslissingen te nemen binnen de mede-eigendom. Een ander alternatief is het houden van een hybride A.V. met maximaal vier deelnemers in persoon (met inachtneming van social distance-maatregelen), online vergezeld door de andere leden van de mede-eigendom.

Ten slotte, als u uw algemene vergadering op afstand houdt (per videoconferentie of schriftelijk), is eenparigheid van stemmen niet langer vereist om een besluit te nemen. In plaats daarvan is het voldoende dat ten minste 50% van de mede-eigenaars met ten minste de helft van de gemeenschappelijke delen stemt. De wettelijke meerderheden voor de stemmingen blijven behouden.

Organiseer uw virtuele algemene vergadering dankzij Meeting4you

Zijn er werkzaamheden in de gemeenschappelijke ruimten van uw gebouw, budgetten die moeten worden gevalideerd of een nieuwe syndicus die moet worden aangesteld? Geen sprake van uitstel van uw A.V.! Zoals hierboven in dit artikel uitgelegd, zijn de algemene vergaderingen van mede-eigendom in persoon tot nader order verboden, u zult de uwe dus op afstand moeten organiseren... Wij hebben een oplossing gevonden om dit probleem te verlichten.

Van het opstellen van de agenda tot het versturen van de notulen van de vergadering en het stemmen door de deelnemers; organiseer uw eerste virtuele A.V. in slechts een paar klikken dankzij ons Meeting4you platform.

2-removebg-preview (2)

Doorgaan met behulp van de schriftelijke algemene vergadering

Als blijkt dat sommige van uw mede-eigenaars niet vertrouwd zijn met vergaderingen via het scherm en dat de organisatie van uw virtuele A.V. dan in het gedrang komt, kunt u een schriftelijke procedure gebruiken. Hier volgen een paar praktische tips om u bij dit proces te helpen.

  1. Begin met het bepalen van de onderwerpen die eerst moeten worden behandeld (werken, fondsenwerving, verandering van syndicus, enz.).

  2. Zorg ervoor dat u de mede-eigenaars een volledig en geïllustreerd dossier voorlegt om hen te helpen begrijpen waar het om gaat (schatting, foto's, taxatierapport, enz.).

  3. Stel een stembiljet op met systematische vermelding van de eigenaar, de betrokken percelen en de aandelen. Geef aankruisvakjes ("voor", "tegen", "onthouding") en ja-nee vragen naast de besproken punten.

  4. Vergeet niet de handtekening van elke kiezer op het ingevulde stembiljet te eisen.

  5. Stuur een bericht naar de mede-eigenaars, de gekende mandatarissen en de houders van zakelijke rechten, met vermelding van de datum waarop het ingevulde stembiljet in het bezit moet zijn van de syndicus, anders wordt het niet meegeteld bij de telling van de stemmen (3 weken of 8 dagen in geval van hoogdringendheid).

  6. Zodra de stembiljetten zijn ingeleverd, wordt nagegaan of het deelnamequotum is bereikt (meer dan de helft van de mede-eigenaars met de helft van de aandelen).

  7. In dat geval telt u de stemmen voor elke resolutie en stelt u een proces-verbaal op, waarin u het aantal binnen de termijn ontvangen stembiljetten en de identiteit van de mede-eigenaars die hebben gestemd, vermeldt. Indien dit niet het geval is, kan geen besluit worden genomen.

  8. Leg het schriftelijke PV ter ondertekening voor aan uw syndicus en stuur het binnen 30 dagen door naar de leden van uw mede-eigendom.

4-removebg-preview

 

Wij hopen dat dit artikel uw vragen zal beantwoorden en u wegwijs zal maken in de organisatie van dit nieuwe type van en algemene vergadering voor mede-eigendom.

Wenst u zich te laten begeleiden of voorbeelddocumenten te ontvangen voor de organisatie van uw volgende A.V.? Ons team staat tot uw beschikking. Aarzel niet om contact met ons op te nemen!