Comment organiser une assemblée générale 100% en règle ?

L’assemblée générale de copropriété, abrégée souvent AG de copropriété, est une réunion qui regroupe l’ensemble des copropriétaires d’un immeuble. Elle permet de prendre les décisions relatives à la gestion de la copropriété.

Sont alors présents :

• Les propriétaires, dont un président d’assemblée
• Le syndic de copropriété
• Le conseil de copropriété qui valide la réalisation des décisions prises par le syndic
• Le commissaire aux comptes qui atteste de la bonne santé financière de la copropriété

Les locataires et personnes étrangères à la résidence ne sont pas exclus si le copropriétaire accompagné prévient à l’avance. Il est primordial que chaque copropriétaire soit là pour donner son avis.

Quels sont les différents types d’AG ?

Il existe deux types d’assemblée générale de copropriété :

• L’assemblée générale ordinaire, AGO, qui a lieu une fois par an à l’initiative du syndic conformément aux statuts de la copropriété
• L’assemblée générale extraordinaire, AGE, qui est convoquée selon les besoins par les copropriétaires pour la prise de décisions rapides qui ne peuvent attendre l’AGO. Elle peut également être convoquée par le syndic.

L’assemblée générale ordinaire doit être tenue dans une période de 15 jours chaque année conformément au règlement d’ordre intérieur. Seule une raison exceptionnelle peut modifier cette période.

Les étapes clés d’une assemblée générale

L’organisation de l’assemblée générale respecte une procédure stricte que le syndic de copropriété doit connaître. Quatre étapes clés permettent de réaliser une assemblée générale 100 % dans les règles.

La rédaction de l’ordre du jour

Un ordre du jour est établi par le syndic de copropriété avant chaque AG de copropriété. Il s’impose pour centrer les échanges sur des sujets précis et importants à aborder.

L’ordre du jour évite que les discussions dérivent vers des questions secondaires et que les décisions principales soient ajournées. Il permet aussi de limiter la durée de l’assemblée générale à quelques heures bien utilisées !

Selon la loi sur la copropriété en Belgique, l’ordre du jour doit contenir les points suivants soumis lors de l’AG :

• Le rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (article 3.89, § 5, 12°).
• Un point relatif à l’approbation des budgets prévisionnels pour les dépenses courantes et les frais extraordinaires prévisibles (article 3.89, § 5, 16°).
• Les points soumis par un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriété. Ces points doivent être transmis au syndic au moins trois semaines avant la période à laquelle l’assemblée générale doit avoir lieu (article 3.87, § 3, al. 1).

La convocation à l’AG

Le syndic de copropriété doit transmettre à chaque copropriétaire la convocation à l’assemblée générale par courrier recommandé. Il peut utiliser un autre moyen de communication uniquement si le propriétaire a émis son accord explicite et écrit.

La convocation à l’AG contient :

• L’ordre du jour
• La date et l’heure de la réunion
• L’adresse où aura lieu l’AG

Sauf information contraire dans le règlement d’ordre intérieur, un délai minimum de 15 jours entre l’envoi de la convocation et la tenue de l’assemblée générale est requis. Toutefois, inutile de l’envoyer des mois à l’avance, car l’ordre du jour serait incomplet et le rendez-vous pourrait être oublié.

Le vote

Pour qu’une décision soit validée lors d’une assemblée générale, elle doit être soumise au vote de l’ensemble des copropriétaires.

Tous les sujets ne sont pas traités de la même manière et les majorités changent selon :

• Le sujet abordé
• Leur importance sur le fonctionnement de la copropriétaire
• Leur impact budgétaire sur la comptabilité de la copropriété

Sachez également que le vote d’un copropriétaire correspond à un nombre variable de voix selon sa quote-part des parties communes.

Les décisions votées à la majorité absolue

La majorité absolue correspond à la moitié des voix +1. Ce mode de vote concerne les décisions courantes concernant la copropriété.

Les décisions avec un vote à la majorité aux 2/3

Une majorité aux 2/3 s’impose pour :

• La création d’un conseil de copropriété
• Des travaux dans les parties communes pour lesquels le syndic de copropriété ne peut prendre de décision
• Le montant minimum pour la mise en concurrence entre devis de travaux
• La modification des statuts liés aux parties communes

Les votes avec la majorité à 80 %

Une majorité à 80 % est requise pour :

• La reconstruction ou des travaux d’envergure dans la copropriété
• La modification de la répartition des charges au sein de la copropriété

Les décisions prises à l’unanimité

Les décisions à l’unanimité concernent la reconstruction complète d’un immeuble détruit après un sinistre ou la modification des quotes-parts de la copropriété.

La procuration en cas d’absence pour un vote

En cas d’absence lors d’un vote, un propriétaire peut être représenté par un mandataire auquel il accorde une procuration totale ou partielle.

Ce mandataire peut être :

• Un autre copropriétaire
• Une personne extérieure à l’assemblée générale

Le syndic ne peut jamais représenter un copropriétaire, car il y aurait conflit d’intérêts.

L’envoi du procès-verbal

À l’issue de l’assemblée générale, un procès-verbal, PV d’AG, est rédigé pour synthétiser l’ensemble des décisions prises pendant la réunion.

Il mentionne les majorités obtenues lors des votes et le nom des propriétaires qui se sont opposés ou se sont abstenus de voter.

Le PV est signé par :

• Le président de l’AG
• Le secrétaire désigné lors de l’ouverture de la séance
• Tous les copropriétaires ou mandataires présents

Le syndic de copropriété le transmet à qui de droit dans les 30 jours suivants l’AG.

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