La crise Covid-19 complexifie la tenue des assemblées générales annuelles de copropriété. Découvrez comment organiser votre assemblée générale statutaire à distance ou par écrit. 

Covid-19 : comment organiser votre assemblée générale de copropriété ?

Covid-19 et gestion de copropriété ne font pas bon ménage ! En effet, la crise sanitaire que nous traversons depuis près d’un an empêche les copropriétaires de se rassembler pour procéder à la tenue des assemblées générales annuelles ou extraordinaires, d’abord limitées et désormais proscrites jusqu’au 30 juin 2021 au minimum. 

Toutefois, il est difficile d’imaginer qu’une copropriété puisse se passer de prendre certaines décisions urgentes ou d’autres dispositions spécifiques en attendant que la situation revienne à la normale… Bon nombre d’immeubles doivent d’ailleurs effectuer des travaux d’entretien ou de rénovation mais sont paralysés par la situation actuelle. Conséquence : le bâtiment se dégrade et la note s’alourdit de jour en jour ! 

Dès lors, le 20 décembre 2020, le législateur a voté une loi portant sur des dispositions diverses temporaires et structurelles en matière de justice dans le cadre de la lutte contre la propagation du coronavirus.

Nous verrons ensemble dans cet article quels sont les impacts de cette nouvelle loi sur la copropriété ainsi que les moyens qui sont mis à votre disposition pour que la vie en copropriété ne soit pas paralysée davantage. 

Implications de la nouvelle loi sur l’organisation des assemblées générales  

Premièrement, au vu du caractère exceptionnel de la situation actuelle, le législateur permet un report des assemblées générales devant se tenir avant le 30 juin 2021 à l’année suivante. Cependant, si certains dossiers urgents devaient être traités ou qu’un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5ème des quotités des parties communes en faisait la demande, une AG virtuelle pourrait avoir lieu, du moins sous certaines conditions. 

Deuxièmement, cette loi permet désormais d’organiser des assemblées générales à distance, principalement en visioconférence, pour peu que cela soit clairement mentionné dans la convocation adressée aux copropriétaires. De plus, afin de ne pas léser ceux qui ne seraient pas initiés à l’usage de ces nouveaux modes de communication et de permettre à chacun de faire entendre sa voix, l’organisation d’assemblées générales écrites est aujourd’hui également possible et suffit pour prendre des décisions au sein de la copropriété. Une autre alternative consiste à tenir une AG hybride composée de maximum quatre participants en présentiel (en respectant les mesures de distanciation sociale), accompagnés à distance par les autres membres de la copropriété. 

Enfin, si vous organisez votre assemblée générale à distance (en visioconférence ou par écrit), l’unanimité des voix n’est plus obligatoire pour prendre une décision. À sa place, il suffit qu’au moins 50% des copropriétaires disposant au minimum de la moitié des parties communes se prononcent.  

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Des travaux à prévoir dans les communs de votre immeuble, des budgets à valider ou un nouveau syndic à nommer ? Pas question de reporter votre AG ! Tel qu’expliqué plus haut dans cet article, les assemblées générales de copropriété en présentiel étant interdites jusqu’à nouvel ordre, vous devrez donc organiser la vôtre à distance… Nous avons trouvé une solution pour pallier à ce problème.

De l’élaboration de l’ordre du jour à l’envoi du procès-verbal de la réunion en passant par le vote des participants, orchestrez votre première AG virtuelle en quelques clics grâce à notre plateforme Meeting4you

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Continuez d’avancer grâce à l’assemblée générale écrite  

S’il s’avérait que certains de vos copropriétaires n’étaient pas familiers aux réunions par écrans interposés et que l’organisation de votre AG virtuelle était alors compromise, vous pourrez avoir recours à une procédure écrite. Voici quelques conseils pratiques pour vous guider dans cette démarche.

  1. Commencez par définir les sujets à traiter en priorité (travaux, appels de fonds, changement de syndic, etc.). 
  2. Assurez-vous de présenter aux copropriétaires un dossier complet et illustré de sorte à favoriser leur compréhension des dossiers concernés (devis, photos, rapport d’expertise, etc.). 
  3. Rédigez un bulletin de vote en pensant à systématiquement y identifier le propriétaire, les lots concernés ainsi que les quotes-parts. Prévoyez des cases à cocher (« pour », « contre », « abstention ») ainsi que des questions fermées (« oui » ou « non ») à côté des points discutés. 
  4. N’oubliez pas d’exiger la signature de chaque votant sur le bulletin complété. 
  5. Envoyez une convocation aux copropriétaires, aux mandataires désignés connus ainsi qu’aux titulaires de droit réel en précisant la date à laquelle le bulletin de vote complété devra parvenir au syndic, sous peine de ne pas être pris en compte dans le décompte des voix (3 semaines ou 8 jours en cas d’urgence).
  6. Une fois les bulletins de vote retournés, vérifiez si le quorum de participation est atteint (plus de la moitié des copropriétaires disposant de la moitié des quotes-parts). 
  7. Si tel est le cas, dépouillez les votes pour chaque résolution et établissez un procès-verbal en n’oubliant pas de mentionner le nombre de bulletins reçus dans les délais et l’identité des copropriétaires ayant voté. Si tel n’était pas le cas, aucune décision ne pourrait être adoptée. 
  8. Soumettez le PV rédigé à votre syndic pour signature et transmettez-le dans les 30 jours aux membres de votre copropriété. 

Organiser une AG par écrit  >

Nous espérons que cet article saura répondre à vos interrogations et vous guider dans l’organisation de ce nouveau genre d’AG de copropriété

Vous souhaitez être guidés ou recevoir des documents types pour l’organisation de votre prochaine AG ? Notre équipe est à votre entière disposition. N’hésitez donc pas à nous contacter.